이 포스팅의 목적은 Zero-Inbox 워크플로우를 통해 업무 효율성을 향상시키고 중요한 업무 이메일을 놓치지 않는 방법을 제시하는 것입니다.
이런 분들에게 효과적입니다.
- 이메일 업무가 잦은 분들 (이메일 소통)
- 이메일 보관함(Inbox)가 정리되지 않아 문제를 겪고 있는 분들 (읽지 않은 이메일이나 중요한 이메일이 혼잡하게 섞여 있는 경우)
- 이메일 관리에 시간을 많이 소비하는 분들 (정리하는 데 시간이 오래 걸림)
- Gmail을 주로 사용하면서 더 효율적인 이메일 관리 방법을 찾고 있는 분들
Gmail 최종 결과물
⚙️기본(General) 설정 (빨간색 키워드 – Ctrl + F)
1) 자동 진행 → ☑️ 다음 대화로 이동
: 내용을 보시면 알겠지만, [대화를 보관, 삭제, 건너뛰기한 후] → 수행할 작업으로 다음 이메일로 자동 넘어가게 설정하는 기능입니다.
2) 단축키 → ☑️ 키보드 단축키 사용
: 키보드 단축키로 Label 설정 및 Archive 설정을 진행할 예정임.
🏷️ 라벨(Label) 설정
1) 시스템 라벨 :
- 다시 알림 항목 – 표시
- 보내편지함 – 표시
- 임시보관함 – 표시
- 전체보관함 – 표시
2) 카테고리 → 모두 숨기기
3) 라벨 → 새 라벨 만들기 (아래 표 참고)
라벨 이름표시 유무01.Follow Up표시02.Waiting표시03.Read Through표시No-Reply표시
📬 받은편지함(Inbox) 설정
- 받은편지함 유형→ 받은편지함 여러 개 사용하기
- 여러 받은편지함 사용 시 표시할 섹션
섹션검색어섹션 이름 (선택사항)Secion1label:Follow UpAction ItemsSecion2label:WaitingAwaiting ReplySecion3label:Read ThroughRead Through Later
- 페이지당 표시 개수→ 대화 10개 표시
- 여러 받은편지함을 표시할 위치→ 받은편지함의 오른쪽
- 읽은 창→ 읽기 창 위치 – 받은편지함 오른쪽
- 중요도 표시→ 마커 표시 안함
🔊고급(Advanced) 설정
- 자동 진행→ 사용
💬 채팅 및 Meet (Chat and Meet) (Optional)
🔄 워크플로워(Workflow)
- 받은편지함(Inbox) 를 연다. 😩
- 가장 아래에 이메일을 연다.
- 이메일 내용을 확인 후 2분이내에 처리 할 수 있는 거라면 즉시 처리 한다. (2분이 넘게 걸린 것 같다면 바로 다음 Label – Action)
- Action Items : 후속 처리(Follow up)가 필요한 경우
- Waiting Reply : 누군가의 처리가 필요한 경우 (예_ 데이터팀에 2024년 1분기 데이터를 요청한 상태이고, 그 데이터를 받아야 추가로 진행 할 수 있는 경우)
- Read Through Later : (두고 두고 읽어 볼) 유용한 정보
- Others : 그 외에는 전체보관함 (Archives)에 보관 – Archives는 삭제가 아니라 보관.
if something takes 2 minutes or less to do, do it right away. – David Allen, Getting Things Done
Label – Category
- 단축키 V (라벨 + 보관함 이동) 를 놀려서 상황에 맞는 카테고리 정하기
- (위에 설정을 잘 따라 왔다면) 라벨(Label) 설정 이후 → 자동으로 다음 (위에) 이메일로 이동. (Zero-Inbox가 될때 까지 반복한다.)
🔪Gamil 단축키
단축키설명L라벨 지정 (예시: “L” 누르고 “Follow Up”)E아카이브V(L(라벨) + E(아카이브)) 폴더로 이동M음소거 + 아카이브 (CC 이메일 받은 경우, 추가 알림을 원하지 않을 때 사용)B이메일 스누즈G+I인박스로 이동Shift 3이메일 삭제
참고